日々の業務を報告する文書として日報があります。では日報をどのように作成・管理していますか？そこで今回は「SmartDB®」で日報を管理するメリットをご紹介します。
日報が形骸化していませんか？
業務報告として日報を書いている人も多いと思います。では日報を書く目的はなんでしょうか。あらためて日報の目的を考えてみると、以下のようなものがあげられると思います。
- 1日の最後に業務内容（予定と結果、課題）を整理する
- 業務の進捗状況を、上司やチームに共有する
- 業務に対するPDCAサイクルを回すことで、自身を成長させる
特別なシステムがなくても、メールなどで簡単に運用できるのが日報のいいところです。しかし、重要なツールであるハズの日報が形骸化している、ということはないでしょうか。
なんのための日報？
日報をメールなどで運用している場合、以下のような問題点があります。
- 送付先が個人宛のため、宛先以外の人は日報を確認できない
- 送付先がメーリングリストのため、日報のメールが大量に届くようになった
- フォーマットが固定化できず、報告する人ごとに内容がバラバラ
- エクセルを使うようにしたら、日報を確認するためにファイルを開かないといけなくなった
その結果、一方通行な日報になっていませんか。
せっかく業務の報告をしているのに、組織やチームの役に立っているのかわからない状態になっていませんか。
詳細に日報を書いていても、なにも反応がないとだんだんやる気もなくなっていきます。
そのようなことが続けば、日報に書く内容も固定化していって、毎日同じ内容のコピペなんてことに……といった良くない流れになっていきます。
では、日報はどのように運用すれば良いのでしょうか。
日報をWebデータベース化
まずは、日報をWebデータベース化しましょう。Webデータベース化することで、日報のフォーマットが標準化されるのと同時に、自動的に蓄積されていきます。チーム内の日報がすべて共有されるので、いまどんな仕事をしていて、なにに困っているのかが簡単に把握できるようになります。また、必要なときに必要な人が日報を確認できるようになるので、気になった日報に反応しやすくなります。その結果、チーム内のコミュニケーションが活発になり、チームの生産性向上が期待できます。
また、いつでも過去の日報をさかのぼることができるので、自分自身がどのように成長してきたのか振り返れるようにもなります。
日報でWebデータベース「SmartDB」を使うメリット
日報の運用でWebデータベースである「SmartDB」を使うことには、以下のようなメリットがあります。
日報に対してコメントできる
コメントにリッチテキストが使用できます。太字や斜体、下線、打ち消し線などの文字装飾や画像などで、伝わりやすいコメントをつけられます。
コメントに対してリアクションができる
登録されたコメントに対して「いいね！」などのリアクションができます。リアクションがあることで、ぐっとモチベーションが上がります。
「SmartDB」でコミュニケーションを促進！
このように、Webデータベースで日報を運用・管理するメリットはたくさんあります。ぜひ「SmartDB」を使って日報を管理してみてください。
日報へのコメントやリアクションがあるだけで、個々人のモチベーションアップはもちろん、チーム内のコミュニケーションが促進されます。日報を活用して、チーム内のコミュニケーションを活性化し、熱い職場をつくりましょう。
また、組織の成果を最大化するためにはチームビルディングも重要です。チームビルディングの成功には、活発なコミュニケーションが鍵となります。日報をWebデータベースで管理することによるコミュニケーション活性化というメリットは、チームビルディングを成功に導くことにもつながるでしょう。このようにメリットはここに紹介した限りではありません。ぜひWebデータベースを活用して、その効果を実感してみてください。
